Les notes de frais sont souvent des sources de litiges entre les employeurs et les employés. Mal gérées, elles entraînent des pertes considérables pour la société et elles peuvent également nuire au climat de travail. Afin de préserver ses relations avec les collaborateurs tout en réduisant les dépenses, il est conseillé d’adopter une stratégie adéquate.
Les pratiques à proscrire absolument
La gestion des notes de frais est assez complexe, peu importe la taille de la structure. En effet, la procédure de note de frais à suivre reste la même : la production des pièces justificatives, l’enregistrement et la vérification. La plupart des entreprises laissent à leurs collaborateurs le soin d’effectuer les deux premières étapes. Toutefois, ce n’est pas une pratique recommandée dans la mesure où ces tâches sont particulièrement chronophages. Selon certains observateurs, un employé consacre une heure de son temps de travail (par mois) au remplissage des notes. Il est évident que cela aura des conséquences négatives sur les activités de la société.
Pour ce qui est des méthodes de paiement, il est aussi important de ne pas laisser la carte bancaire à disposition des salariés. Il est préférable d’opter pour une alternative qui ne laisse aucune place aux abus. Si les dépenses s’alourdissent, cela réduira les bénéfices de la compagnie. Pour éviter cela, on ne doit surtout pas utiliser une carte bancaire version Post-It. Quelques dirigeants ont pris l’habitude de noter sur un post-it les coordonnées de la carte de l’entreprise. Dans tous les cas, l’utilisation des moyens de paiement modernes est vivement conseillée.
La gestion efficace des notes de frais grâce aux cartes corporate
Les cartes corporate sont des solutions de paiement proposées par des entreprises spécialisées.
Elles permettent de contrôler toutes les dépenses effectuées pour le compte de la société. Le dirigeant a la possibilité de vérifier toutes les transactions réalisées depuis une interface dédiée. Il n’est donc plus nécessaire de questionner le comptable et de demander des pièces justificatives. D’ailleurs, les contrôles nécessitent moins de temps. En effet, on peut aussi obtenir des rapports détaillés en quelques clics.
Ces moyens de paiement permettent également de faire des achats sur internet. En optant pour une carte virtuelle, on bénéficie de plus de sécurité. Pour connaître tous les avantages octroyés par ces cartes, il vaut mieux contacter un fournisseur dès maintenant. Les tarifs demandés restent à la portée des PME. En outre, les solutions proposées s’adaptent aux besoins des entreprises. Grâce au débit différé, chacun paiement devra être validé par les responsables.